Buscar
  • José Pablo G. Roldán

Debida Diligencia: respuestas transparentes a preguntas incómodas.

Artículo escrito por Raquel Artiñano para el medio www.observador.cr


Hoy en día, toda organización que pretenda cumplir con la ley 9699 en Costa Rica y ser consecuente con su sistema de cumplimiento, debe tener claro el papel de la debida diligencia como uno de los elementos primordiales de ese sistema.

¿qué es la debida diligencia?

Anteriormente la hemos identificado con su equivalente en inglés Due Diligence y era propia de los procesos de fusiones y adquisiciones, sin embargo, ha ido acuñándose para investigar personas o empresas antes de hacer negocios con ellas. Un proceso básico de due diligence se enfocaba en obtener datos comerciales, financieros, societarios, administrativos y hasta los relacionados con la operación/producción de una compañía, con el objetivo de hacer una evaluación diagnóstico de la situación empresarial.

Este tipo de investigación, se ha adaptado y ahora forma parte de las actividades habituales de Compliance en las empresas, ya que es medular saber con quién me estoy relacionando, no basta con un acercamiento del equipo comercial; actualmente para consolidar la relación comercial la palabra no se da, sino que se plasma en formularios de ética, cumplimiento y “conozca su cliente/proveedor/socio”, pero no se delega a una simple casilla, sino que se enmarca con cuestionamientos enfocados a partir del sistema de cumplimiento y los riesgos.

Cada día más compañías evalúan a los socios de negocio antes de vincularse con ellos y, con los instrumentos de debida diligencia se establecen los parámetros de riesgo para decidir eficazmente si se inician o no relaciones comerciales y si las mismas pueden afectar negativamente a la empresa y en qué medida. Este tipo de gestión puede parecer innecesaria para muchos empresarios, no obstante, es primordial ser consecuente con los valores y propósito de la organización, ya que si se abrazan valores y se propicia el compromiso con la ética y la transparencia, no tiene sentido promover negocios con terceros cuya trayectoria es contraria a esos compromisos.

¿Es la Debida Diligencia una práctica discriminatoria?

Los procedimientos de debida diligencia no deben ir enfocados en prejuzgar, evaluar y hasta sentenciar la ética de los terceros con los que nos relacionamos, deben ir férreamente apegados a nuestros valores y propósito, así como los riesgos que implican para ese propósito, la tolerancia o permisibidad que mostremos frente a terceros que han desarrollado conductas contrarias a nuestros compromisos con la ética deben ser diligenciados con al menos los elementos que veremos más adelante, pero en resumen la fórmula es: “no soy quien para juzgarle, pero necesito conocerle para saber si el hecho de relacionarme con usted afectará mis valores, propósito y/o reputación”.

En suma, para una debida diligencia enfocada, es recomendable seguir al menos para empezar, los siguientes pasos:

- Revise su matriz de riesgos, sus valores y su propósito, para identificar cuales son los parámetros que necesariamente debe filtrar en terceros con los que vaya a relacionarse. Con ello podrá establecer un documento base de Debida Diligencia, pero no olvide que también debe tener otros adicionales, que sean acordes a los niveles de profundidad de la debida diligencia que haya prestablecido según la necesidad.

- Listado de terceros con los que actualmente existe relación comercial.

- Consultar a los terceros del punto anterior en las listas restrictivas y en buscadores para identificar posibles coincidencias de riesgo. Si debe preguntar hágalo, aunque sea incómodo, pueden surgir preguntas como: ¿realiza negocios con entidades gubernamentales?, ¿tiene operaciones en países con una alta incidencia de corrupción?, ¿tiene plena confianza en sus distribuidores o agentes internacionales?, ¿es cierta la noticia que indica que está siendo procesado por sobornos?....

- Establezca el seguimiento en cuanto a periodicidad de los terceros con los que se relaciona, incluso podría asignarle una categoría para darle seguimiento trimestral y a otros semestral, entre otros.

Recuerde que esa frase de antaño “dime con quien andas y te diré quien eres” se ha acuñado al mundo empresarial, y la onda expansiva que genera una sanción de un organismo internacional por ejemplo, puede golpear a los terceros con los que el sancionado tiene relaciones comerciales.